"Proje yönetimi araçları" terimi, ekiplerin veya bireylerin görevlerini ve projelerini daha iyi organize etmelerine ve yönetmelerine yardımcı olan araçları ifade eder. Bunlar yalnızca proje yöneticileri için değildir. Bu araçlar, onları her tür ekip için yararlı kılan çeşitli özelleştirmeler sağlar. Eldeki çeşitli projeleri planlamaya, işbirliğine, belgelemeye ve değerlendirmeye yardımcı olurlar.
WBS ve Proje Planı
WBS ve Proje Planı arasındaki fark, WBS'nin tüm projeyi hesaba katmasıdır. Öte yandan, proje planı tüm projenin küçük bir bölümünü dikkate alır. Esasen, WBS projeyi küçük parçalara böler. Bu parçaların her biri için bir proje planı yapılır.
WBS, iş kırılım yapısı anlamına gelir. Proje planlamasının özünü oluşturur ve proje yöneticileri tarafından ana projeyi daha küçük parçalara bölmek için kullanılır. Bunda, eldeki işi daha iyi anlamak için iş hiyerarşik ve görsel olarak temsil edilir. Proje, kısmi projelere, iş paketlerine ve teslimatlara bölünebilir.
Proje planı, daha sonraki tüm planlamaların temeli olarak hareket eden geniş bir çerçeve sunar. Kelime işlem aracıyla yapılmış ve resmi olarak onaylanmış bir belgedir. Temel kullanımı, planlama varsayımlarını belgelemek ve projenin çeşitli paydaşları arasında iletişimi kolaylaştırmaktır. Ayrıca, önemli yönlerin görselleştirilmesine yardımcı olacak resimler içerir.
İKY ve Proje Planı Karşılaştırma Tablosu
| Karşılaştırma Parametreleri | İKY | Proje Planı |
| Dürbün | Tüm proje ile ilgilenir | Projenin daha küçük bölümleriyle ilgilenir |
| Yaratılış sırası | Proje onaylanmadan önce | Projenin onaylanmasından sonra |
| Yaratılış amacı | Projenin ölçeğini ve maliyetini gösterir | Her parçanın oluşturulması için pratik bir zaman çizelgesi ayarlamak için |
| Odak | Tüm bütçeye odaklanır. | Bütçe dahilinde kalmak için projenin her bir bölümünün maliyetine odaklanır. |
| araç türü | Sonuç odaklı araç | Eylem odaklı araç |
WBS nedir?
İş Döküm Yapısı, eldeki işi daha ulaşılabilir ve yönetilebilir hale getirmeye yardımcı olan yaygın bir üretkenlik tekniğidir. İşi daha küçük parçalara böler ve çok faydalı bir proje yönetimi belgesi olarak hizmet eder. Tek başına tüm proje için maliyet, kapsam ve programı entegre eder.
WBS, Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından proje yönetim ekibi tarafından yürütülecek bir hiyerarşiye dayalı çalışmanın ayrıştırılması olarak tanımlanır. İki türdendir: 1. Teslim edilebilir tabanlı ve 2. Aşama tabanlı. Birincisi en çok tercih edilen yaklaşımdır ve aynı zamanda yaygındır.
WBS, ana projeyi kısmi projelere, iş paketlerine ve çıktılara ayrıştırır. İş paketleri, bireylere atanan en düşük planlama düzeyinin parçasıdır. Çeşitli iş paketleri birlikte teslimatları oluşturur ve bunlar da nihai projeyi oluşturan kısmi projeleri oluşturmak için bir araya gelir.
WBS'nin ana kullanımı, proje kapsamını teslimatlarla birlikte planlamada ve organize etmede ekibe yardımcı olan bir planlama aracıdır. Projeyi izlemek ve kontrol etmek için bir araç görevi görür. Çeşitli yazılım araçları, WBS'nin başarılı bir şekilde oluşturulmasına yardımcı olur. Bir proje planından önce oluşturulur.
Proje Planı Nedir?
Bir proje planı, ayrıntılı amaç ve hedefleri, bunlara ulaşmanın yolunu, ihtiyaç duyulan kaynakları, ilgili zaman çizelgelerini ve bunları tamamlamak için bütçeleri tanımlar. Ayrıca belirli bir işten kimin sorumlu olacağını da tanımlar. Genellikle bir kaynak listesi, risk planı, çalışma beyanı ve bir proje çizelgesinden oluşur.
Herhangi bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasında çok önemli bir role sahiptir. Gerekli tüm bilgileri içerir ve böylece projeye her adımda rehberlik eder. Ayrıca her paydaşın görev ve sorumluluklarını açıkça belirtir. Netlik kazanmaya ve projeyi gelecekte ortaya çıkabilecek herhangi bir karışıklıktan kurtarmaya yardımcı olur.
Çıktıları, iş ihtiyaçlarını ve problemlerini, hedeflerini ve projenin temel başarılarını kapsayan projenin tüm kapsamını içerir. Proje planının ana savunucuları aşağıdaki gibidir:
Projenin her küçük parçasını ayrıntılı olarak kapsayan tüm planlama çabalarının son ürünüdür. İyi tanımlanmış bir proje planı, projenin başarıyla tamamlanmasına ve sorunsuz yürütülmesine yardımcı olur. Bu nedenle, proje yöneticileri tarafından çok fazla zaman harcanmaktadır.
WBS ve Proje Planı Arasındaki Temel Farklılıklar
- İş Kırılım Yapısı, esas olarak projeyi bir bütün olarak ele alır ve projeyi çeşitli küçük parçalara ayırır. Öte yandan, proje planı bu bölümlerin her biri hakkında kapsamlı ayrıntı verir.
- İKY bir proje planından önce oluşturulur. Öte yandan, WBS yapıldıktan ve onaylandıktan sonra her zaman bir proje planı oluşturulur.
- WBS, tüm projenin ölçeğini ve maliyetini gösterirken, proje planı, projenin her parçası için ölçeği ve maliyeti sağlar.
- WBS, tüm proje için bütçe verir ve proje planı, her bir parçanın birbirine bağlı kalmasını sağlamaya yardımcı olur.
- WBS sonuç odaklı bir araçtır, proje planı ise eylem odaklıdır.
Çözüm
Hem WBS hem de proje planı, projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için bilimsel bir yaklaşım sağlamaya ve onu uygun maliyetli hale getirmeye yardımcı olur. Bu araçlar, projenin başarılı bir şekilde ele alınmasında çok önemli bir rol oynamaktadır. Yanlış bir şekilde aynı şey olarak görülse de, ikisi arasında belirgin farklılıklar vardır.
WBS'de her bölümün amacı, üst bölümlerde ihtiyaç duyulan bileşeni içermesidir. Bir proje planında her işlemin sınırlı bir zaman dilimi içinde yapılması gerekir ve doğru yapılmadığı takdirde projeye ciddi yansımaları olur. Esasen, proje planı eylemlerle ilgilenirken, İKY sonuçlarının ana odağı.
