Denetim yapmak oldukça meşakkatli bir iştir. Bir denetim planının hazırlanmasının ilk adımı oluşturduğu birkaç adımdan oluşur. Basit bir ifadeyle, bir denetçi tarafından bir denetimi yönetirken benimsediği yaklaşım ve stratejilerden oluşan bir şema olarak tanımlanmaktadır.
Bir denetim yürütmek için denetçi, görüşünü tamamlayacak ilgili kanıtlara sahip olmalıdır. Bu kanıt parçalarının toplanması, bir denetimin idaresi için bir aşama oluşturur. Bunun için denetçinin hareket tarzının uygun bir taslağını hazırlaması gerekir. Bir denetim planı, bu çalışma taslağını hazırlamak için araçlardan biri olarak hizmet eder.
Denetim Planı nasıl hazırlanır?
Bir denetim planı yalnızca stratejilerin bir derlemesi değildir. Bundan çok daha fazla. Kılavuzlar ve stratejiler ile denetim planı, denetim ekibi üyeleri tarafından ilgili kanıtların elde edilmesi için yürütülecek denetimin niteliğini, kapsamını, tarihini ve saatini içerir. Ayrıca, denetime dahil olan risklerin bir değerlendirmesini içerir.
Uygun bir denetim planı hazırlamak için aşağıdaki beş bileşen dikkate alınmalıdır:
1. Denetim Alanında Kapsamlı Bir Araştırma Yapın.
Denetime başlamak için denetçi öncelikle alanı bilmeli ve anlamalıdır; denetlemeye gidiyor. Demek ki; denetlemeyi planladığı işletmenin süreç ve fonksiyonlarını tanıması gerekir. Buna göre, bilgi için internette gezinerek, dahili prosedürleri gözden geçirerek ve alan uzmanlarına danışarak kapsamlı bir araştırma yapması gerekiyor.
2. Planlama Süreci boyunca İletişim Kanallarının açık tutulması.
Herhangi bir denetim, denetlenenler tarafından göz korkutucu bir süreç olarak kabul edilir. Bu nedenle denetçiler, denetimle ilgili herhangi bir endişeyi azaltmak için iletişim kanallarını açık tutmalıdır. Bir denetime başlamadan önce denetlenenle tanışmak her zaman tercih edilir. Denetlenen kuruluş personelinin işbirliğinin sağlanmasına yardımcı olur. Sonuç olarak, kanıt toplama daha basit bir görev haline gelir.
3. Kanıt toplamak için denetlenen kurumla yüz yüze görüşme ve teftiş yapılması.
Kanıt toplama söz konusu olduğunda, yüz yüze inceleme her zaman arzu edilir. İlgili kuruluşu kişisel olarak keşfetmek, denetçinin kuruluşun amaçları, kuralları, düzenlemeleri, büyüklüğü, yapısı, karmaşıklığı vb. ile ilgili bilgileri toplamasına yardımcı olur.
4. Bir kuruluşun yapılarındaki, süreçlerindeki veya işlevlerindeki risklerin değerlendirilmesi.
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi, bir denetim sürecinin kritik bir bileşenidir. Bunun için denetçi, denetlenenle, kuruluşun amaçlarına ulaşmak için sıklıkla karşılaştığı riskleri ve bunları azaltmak için kullanılan mekanizmaları tartışmalıdır. Bunu takiben denetçi, tehlikeleri etki ve sıklıklarına göre derecelendirebilir ve kontrol sistemlerini risk azaltma potansiyellerine göre değerlendirebilir.
5. Saha çalışmasına girişmeden önce ilgili tüm verilerin elde edilmesi.
Veri analizi, çağdaş zamanlarda herhangi bir denetimin birincil odak noktasıdır. Bunun nedeni, toplanan verilerin erken bir değerlendirmesinin, saha çalışmasına başlamadan önce organizasyonun potansiyel zayıflıkları ve riskleri hakkında ön bilgi vermesidir.
Denetim Planının Avantajları
Bir Denetim Planının önemli avantajlarından bazıları şunlardır:
- Denetçinin özellikle odaklanması gereken risk alanları hakkında kabaca bir fikir edinmesini sağlar.
- Denetçi, bir denetim planı aracılığıyla denetim sürecinde karşılaşabileceği olası sorunları önceden tahmin edebilir.
- Denetçinin, yardımcı süreç için eylem planını belirlemesine yardımcı olur. Sonuç olarak sorunsuz ve başarılı bir denetim gerçekleştirilir.
- Denetlenenlere, hafifletilmiş denetimle ilgili tüm endişelerini alma fırsatı sunar.
Denetim Planının Dezavantajları
Çeşitli avantajlarına rağmen, bir Denetim Planı hazırlamanın sınırlamaları da yoktur. Bir denetim planının önemli kusurlarından bazıları şunlardır:
- Belirli yönergeleri ve kalıpları takip eder. Sonuç olarak, denetçilerin yaratıcılığı boğulur ve tüm süreç fazla mekanik hale gelir.
- Bir denetim planının hazırlanması, tüm denetim sürecini otomatikleştirerek denetçilerin kendi yaratıcılıklarını ve yeniliklerini kullanmaları için çok az alan bırakır. Sonuç olarak denetçiler sorumluluk ve görev duygularında bir gevşeme ile karşılaşırlar.
