Mağaza Defteri, ihraç edilen, alınan farklı stok kalemlerinin değer ve miktarının ve bunların kapanış bakiyesinin kayıtlarını tutan bir belge veya beyanı ifade eder. Bu ifadelerin her ikisi de stok materyallerini kaydetmek için kullanıldığından genellikle Bin Kartlarla karşılaştırılır.
Ancak, Mağaza Defterlerinin düzenli bakım gerektirmesine rağmen işlemler gerçekleşmeden önce güncellenmesi gerekmediği unutulmamalıdır. Öte yandan Bin Card'ların işlemler gerçekleşmeden önce güncel tutulması gerekmektedir.
Bunun yanı sıra, Mağaza Defterleri malzemelerin değerini içerir ve maliyet departmanı tarafından muhafaza edilir. Bunun aksine, Bin Kartlar stok kalemlerinin değerini dikkate almaz ve bunların bakımından sorumlu mağaza sorumludur.
Mağaza Defterleri ne amaçla kullanılır?
Mağaza Defterleri genel olarak stok işlemlerini yönetmek için kullanılır. Ancak, özel amaçları sorulacak olursa, listede aşağıdakiler belirtilecektir:
- Mağaza Defterlerinin Bakımı, bir işletmenin stok kalemlerinin miktarı ve değeri hakkında bir fikir edinmenize yardımcı olur.
- İşletme sahiplerinin ek stok malzemelerinin gerekli olup olmadığına karar vermelerine yardımcı olurlar.
- Mağaza Defterleri, muhasebe ve denetim personelinin mevcut stok malzemelerinin nihai değerini hesaplamasına yardımcı olur.
Mağaza Defteri nasıl korunur?
Mağaza Defterleri genellikle belirli bir malzemenin her bir bileşeni için atanır. Maliyetlendirme personeli, stok kalemlerinin miktarlarını basitçe kaydettiğinde, ortaya çıkan ifadeye Bin Kartı denir. Ancak, bir Mağaza Defterini bir Bin Kartından ayıran şey, bazı ekstra sütunların varlığıdır.
Bir Mağaza Defterini oluşturan sütunlar şunları içerir:
- Stok kalemlerinin maliyeti veya değeri.
- Envanter öğeleri alındı.
- Envanter kalemleri yayınlandı.
- Minimum stok kalemleri.
- Maksimum stok kalemleri.
Maksimum ve minimum sütunlar, işletme sahiplerinin mevcut stok kalemlerinin seviyesi hakkında bir fikre sahip olmalarını ve ek envanter kalemlerinin gerekli olup olmadığını belirlemelerini sağlar.
Sonuç olarak, şirketler mevcut stok miktarının minimum seviyenin altına düştüğünü tespit ettiklerinde ek stok kalemleri sipariş edebilirler. Sonuç olarak, işletme sahiplerinin stok arzı asla tükenmez.
Bunun yanı sıra, kalemin değeri veya maliyet sütunu, maliyet memuruna, envanter kalemlerinde harcanan ve alınan sermaye miktarı ve eldeki fonların nihai değeri hakkında bir fikir verir.
Mağaza Defterinin Avantajları
Mağaza Defterlerinin Yönetimi, işletme sahiplerine çeşitli şekillerde yardımcı olur. Mağaza Defterlerinin önemli avantajlarından bazıları şunlardır:
- Mevcut stok malzemelerinin miktarını ve değerini bilmeye yardımcı olurlar.
- Stok kalemlerinin yönetiminde iç kontrol, mağaza defterleri kullanılarak oluşturulabilir.
- Yıllık sayımlar ve denetimler sırasında fiilen mevcut envanter kalemlerinin maliyetini ve miktarını hesaplamayı kolaylaştırırlar.
- Mağaza Defterleri'ne göre stok kalemlerinin sayısı minimum seviyenin altına düştüğünde şirket sahipleri alarma geçiyor.
Mağaza Defterinin Dezavantajları
Mağaza Defterlerinin çeşitli faydaları olsa da, gerçekte herhangi bir sınırlamaları yoktur. Mağaza Defterlerinin başlıca eksikliklerinden bazıları şunlardır:
- Mağaza defterlerinde bulunan çok sayıda sütun, bilgi işlem sürecini karmaşık hale getirir.
- Güncelleme işlemi sırasında çok fazla sütun doldurulması gerektiğinden, büro hataları olasılığı vardır.
- Mağaza defterlerinde bulunan kayıtlar ayrıntılı değildir. Bunlar, gerçek işlemlerin sadece özetleridir.
